一般會議接待流程

            廈門會議｜福州會議｜福建會議公(gōng)司

一：會議資料準備

     1：會議資料：由主辦(bàn)單位提供，其中(zhōng)文(wén)字資料，由承辦(bàn)單位按會務(wù)組要求根據參會

人數印刷。

     2：會議資料（主辦(bàn)單位提供）

     3：領導發言稿（主辦(bàn)單位提供）

     4：《報到冊》、《會議指南》、《會議日程》、參會者到達消息。

     5：項目執行情況資料（主辦(bàn)單位提供）

     6：展闆所屬圖片（主辦(bàn)單位提供）

     7：廣告牌設計稿

     8：歡迎布标、會議室布标

     9：會議禮品（按參會人數準備）

    10：會議代表證

    11：會議用(yòng)餐券

    二：設備及設施準備

     1：投影儀、多(duō)媒體(tǐ)電(diàn)腦一台

    2：廣告牌按設計稿制作(zuò)好，根據要求準備

    3：會議室一間（根據入會人數)

    4：車(chē)輛準備

    5：麥克風3隻

    6：訂制領導座次牌（名(míng)單由主辦(bàn)單位提供）

    7：會議形式：座談及課桌形式

    8：照相機一台

    9：攝影機一台、由專業人員操作(zuò)

    三：會前準備工(gōng)作(zuò)程序

     1：根據會務(wù)組要求，代表報到前兩天，會議室會場布置(或分(fēn)組讨論)（會标、

廣告牌、燈光、音響、多(duō)媒體(tǐ)、投影儀、電(diàn)源、桌椅、茶杯及服務(wù)員安(ān)排）按

部落實到位。

     2：據酒店(diàn)提供的房況表，報到前兩天與先到達的會務(wù)組人員協商(shāng)确定會務(wù)組房

間，選定領導、專家及主要代表入住的樓層、房間類型、房号、需要放置的水

果種類及特殊安(ān)全保衛工(gōng)作(zuò)。

    3：提前兩天檢查餐廳環境衛生，桌椅擺設、餐具(jù)的完好程度，再次落實菜單及

服務(wù)到位情況。

    4：提前兩天完成會議所需的代表證、發放的資料、簽到表、就餐卡、廣告牌、

商(shāng)家展闆及宣傳設備的擺設位置，電(diàn)源、燈光亮度、通道暢通等情況，會間攝

影、攝像設備，人員的準備。

    5：與酒店(diàn)保安(ān)部組成會議安(ān)全組，在會議期間加強門衛、樓層行查，杜絕安(ān)全

隐患的發生。

    6：成立生活服務(wù)組，避免個别代表發生高原反應，聯系就診。

    7：在大堂、樓層、餐廳、會議是、電(diàn)梯等處帖上會議指示箭頭。

     四：會議其它費用(yòng)開支預算

     1：代表證：2元/張

     2：廣告牌：萬通闆，1米X2米闆17元/塊；會議室主席台背景1.9米X5.7米，需

用(yòng)萬通闆6闆；徽标、刻字按字數、尺寸、顔色收費、制作(zuò)費約400—500元

     3：展闆：根據主辦(bàn)方要求，由我方代辦(bàn)，費用(yòng)按時結算。

     4：臨時用(yòng)車(chē)：别克商(shāng)務(wù)車(chē)（900元/天），現在瑞風商(shāng)務(wù)車(chē)（700元/天），桑塔

那（450元/天），11座金杯車(chē)（500元/天）

     5：宴會标準（由貴公(gōng)司訂标準）

     6：水果

     7：紀念品

     8：資料打印、複印

     9：照相、攝像

     10：其它

     五：會場布置

     1：布标

     2：按會議規定的擺防形式及要求布置好會場

     3：設立會務(wù)人員發放會議用(yòng)品及文(wén)件

     4：确定會場攝影點和時間

     六：人員安(ān)排

     1：根據會議人數需求安(ān)排會務(wù)接待小(xiǎo)組、如住房登記員，财務(wù)人員，票務(wù)，考

察咨詢，引導人員（至房間、餐廳、電(diàn)梯、會議室）

     2：會議全程督導人員，負責落實會議室布置、茶水供應及服務(wù)

     3：攝影組：根據會議需求安(ān)排攝影人員

     4：車(chē)輛小(xiǎo)組：根據會議實到人數，落實車(chē)況好、駕駛技(jì )術好的配套車(chē)輛。此小(xiǎo)

組負責會議臨時接待服務(wù)工(gōng)作(zuò)。如：專家、領導臨時出行，就餐、會見等活動

的車(chē)輛。

     5：旅遊接待小(xiǎo)組：根據參加考察人數安(ān)排每車(chē)一位優秀導遊，負責代表的服務(wù)

     6：生活小(xiǎo)組：此小(xiǎo)組負責會議用(yòng)餐的時間、人數及相關的一些服務(wù)，确保代表

會議期間的生活服務(wù)

     七：發票的開據

    在會議前通知上注明由我方承辦(bàn)、會議期間我方根據代表需要，開具(jù)正式發

票及酒店(diàn)的住宿發票。

     八：會議接站

     1：會議報到當天，安(ān)排全天候接站，機場設立兩塊醒目接站牌，一塊設在正門

出站口，一塊設在提取行李出口處。火車(chē)站設一塊醒目接站牌。

    2：人員及車(chē)輛安(ān)排

    1）：人員：機場設1-2人、（領導、專家除外）

    2）：接站車(chē)輛：根據會務(wù)組要求派車(chē)

    3）：領導、專家由會務(wù)組統一安(ān)排，根據航班、車(chē)次，派專人專車(chē)接送，需要

送花(huā)、護照的提前安(ān)排，保證準确安(ān)全接待。

     九：會議報到

     1：在酒店(diàn)大堂設“報到處”、“收費處”、“考察咨詢處”、“票務(wù)處”

     2：報到登記時，填寫姓名(míng)、單位、職務(wù)、身份證号碼、通訊地址、電(diàn)話、收費金額、入住金額、入住天數、房間号、考察線(xiàn)路等。

     3：提醒代表貴重品免費寄存總台、保管好個人财物(wù)，耐心、細緻地解說會議報到須知及有(yǒu)關事宜，及時妥善處理(lǐ)好代表要求。

     4：根據會務(wù)組要求傳達通知、指示，準确發放會議資料、紀念品、餐券、考察乘車(chē)券

     5：代表報到後，由行李員引導入住，同時辦(bàn)理(lǐ)行李寄存

     6：當天打印會議通訊錄并與會務(wù)老師校對，及時發給代表

     7）：會務(wù)組24小(xiǎo)時有(yǒu)專職會議，随時接待安(ān)排參會代表

    十：會議期間

     1：要求酒店(diàn)落實叫早服務(wù)

     2：準确統計用(yòng)餐人數并安(ān)排代表用(yòng)餐，及時解決會議期間臨時發生的問題，确保會議正常進行

     3：會議室布置情況落實

     4：安(ān)排好旅遊選種、落實返程機、車(chē)票的登記

     5：及時統計票務(wù)預訂情況、考察人數、行程立即同旅行社計調反饋

     6：與酒店(diàn) 公(gōng)司财務(wù)人員協調好票據的開取

     7：準備統計返程的人數、時間、日期、确定代表返程

    十一：會議考察

      1、代表的安(ān)全問題

      1）、考察期間為(wèi)每位代表辦(bàn)理(lǐ)10萬元的人身保險。

      2）、考察的整個行程中(zhōng)，我方派人員全程陪同、确保考察順利進行。

      3）、要求每個環節的接待人員做到嚴格的保密制度、确保代表的人身安(ān)全。

      4）、我中(zhōng)心承諾确保代表返程機、車(chē)票，并根據返程時間及方向分(fēn)批送行，取保順利返程

      十二：會議結束工(gōng)作(zuò)

       1：會議結算

       1）：我方向會務(wù)給出書面報告，交會務(wù)組審核。并列《會議結算清單》，包括此會議的實際人數、天數、實際用(yòng)餐人數、用(yòng)餐标準、考察人數及會議期間其它費用(yòng)開支，我方承諾快捷、準确無誤

      2）：向會務(wù)組提供所需發票

      3）：返還會務(wù)組附加的會議利潤

      4）：我方本着多(duō)年的辦(bàn)公(gōng)經驗，為(wèi)會務(wù)組在各項費用(yòng)開支中(zhōng)，争取******的利益

     2：會議返程

      1）：我方根據代表返程機、車(chē)票時間及方向，分(fēn)批送站，我方承諾确保代表順利返程

      2）：我方可(kě)根據會務(wù)組需要派專人、專車(chē)、提供滿意的送站服務(wù)，并向會務(wù)組贈送麗江特色精(jīng)美禮品

      3）：我方向代表全面征求意見，了解此會議的滿意程度，并向會務(wù)組反饋

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