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大型會議接待流程
發布時間：2018-12-30 [返回]
廈門子海會議服務(wù)有(yǒu)限公(gōng)司 ｜ 福州凱立會議會展公(gōng)司
廈門會議服務(wù)說明大型會議接待程序
在獲取客戶在賓館舉辦(bàn)會議的信息後，應着手做以下工(gōng)作(zuò)：
1、及時與會務(wù)方負責人進行聯絡清楚了解會議性質(zhì)（屬勘探局接待工(gōng)作(zuò)、還是商(shāng)務(wù)活動，是否
有(yǒu)重要嘉賓參加等）
及内容（包括：時間、人數、所需房間數、場地、器材、形式、交通及其他(tā)特殊要求等）；
2、若屬大型、重要的會議接待，在和客戶商(shāng)定有(yǒu)關接待細節後，應及時向部門主管領導彙報情況，由部門主管領導召開協調會議，統籌整個會議的接待工(gōng)作(zuò)。
3、落實會議場地和房間數量
在會議洽談協商(shāng)的過程中(zhōng)，
應和會務(wù)方具(jù)體(tǐ)負責人詳細讨論有(yǒu)關的會議細節，做好記錄，尤其應盡快落實是否有(yǒu)适合客人要求的場地和客
房。當确認場地及客房可(kě)按客戶要求提供後，應告知餐飲部、房務(wù)部預留場地及房間。
4、簽訂會議協議，收取會議押金當會務(wù)方已确認所有(yǒu)會議細節後，雙方應根據要求及承諾簽訂會議協議，并依照協議收取相應的會議押金；
5、下發會議接待通知單
簽訂好會議協議後，根據雙方協商(shāng)的具(jù)體(tǐ)内容和有(yǒu)關細節，填寫會議接待通知單，經核對無誤，下發至各部門
,并保存該次會議的檔案；
6、會議接待發出會議接待通知單後，需和會務(wù)方負責人及賓館相關部門随時保持聯系，協調會場的布置，跟蹤會議進程；
7、會議結賬會議結束，若客戶消費挂賬，其帳務(wù)由銷售部和财務(wù)部共同催收，餐飲部給予協助；
8、會議送别恭送會務(wù)方領導及辦(bàn)會負責人，為(wèi)賓客留下美好感受；同時擇機贈送精(jīng)美小(xiǎo)紀念品給會務(wù)方負責人，加深友情；
9、會議結束，視需要召開總結會，分(fēn)析會議接待的得失，并将客戶意見反饋至相關部門，同時銷售部應做好回憶資料的存檔工(gōng)作(zuò)；
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